CHARTE RGPD

CHARTE DE POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES DES STAGIAIRES : (RGPD)

Responsable de traitement et mise à jour de la présente politique

L’ASBL FORET « FORmation. Emploi. Tremplin », numéro d’entreprise BE0459 015 183, situé à l’Avenue du Pont de Luttre 134 à 1190 Forest, est considéré comme « responsable de traitement » au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi du 30 JUILLET 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après « le RGPD »).

Champs d’application

Afin de pouvoir remplir nos missions de formation, l’inscription d’un stagiaire dans notre asbl nous amène à traiter, une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre du parcours professionnel. L’intégration de nouvelles technologies dans ce cursus engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.
Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que par exemple, à partir de formulaires, suivi psycho-social, d’appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous.
Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par les membres du personnel de notre association. Elles sont sensibilisées à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de ces données.

Engagement de l’asbl

La protection de votre vie privée est, pour nous, d’une importance capitale.
Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » - Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.
En vous inscrivant à la formation ou en vous y inscrivant pour un test, en accédant et en utilisant le Site de l’asbl, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.
Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

Les données susceptibles d’être collectées

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données :
  Soit sur base de votre consentement
  Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission de la formation et du contrat de formation passé entre notre association et le stagiaire en vue de la formation de ce dernier.
  Soit en vertu d’une obligation légale
  Soit parce que le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique
  Soit parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
Les Données Personnelles collectées à votre sujet peuvent inclure adaptation et/ou un complément de données au cours de la formation et pendant les 6 mois de guidance à l’emploi suivant la fin de formation.
✓ Identification générale et informations de contact
Coordonnées du stagiaire : noms ; adresse ; e-mail et téléphone ; genre ; état matrimonial ; date et lieu de naissance ; parcours scolaire et professionnel ; composition et situation familiale ; etc.
Le droit à l’image fait l’objet d’un consentement de votre part ; il est sollicité au moment de votre inscription dans notre établissement.
Numéros d’identification émis par les autorités gouvernementales Numéro de passeport ou de la carte d’identité, registre national, ...
Information financières Numéro de compte de bancaire et autre information financière (attestation CPAS, etc.)
✓ Informations nous permettant d’exercer nos missions liées à notre projet pédagogique ou d’établissement
Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités de formation de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre de la formation ou toute autre participation ou intérêt dans un partenariat éventuel avec des tiers, aux assurances « accident de travail » souscrites par l’asbl et/ou à l’assurance de responsabilité civile de l’asbl.
Informations médicales pouvant avoir une incidence sur la formation du stagiaire lui-même ou sur l’organisation du personnel pédagogique et administratif, certificat médicale d’aptitude aux métiers de l’horeca.

Finalités du traitement

Les finalités peuvent être classifiées en trois catégories :
➢ GESTION ADMINISTRATIVE : en vertu des dispositions légales, nous devons dans le cadre du subventionnement de notre établissement mais également dans le cadre du financement de la Communauté française, Fonds social européen, communiquer certaines données personnelles de nos stagiaires et de leur situation familiale aux PPB. Ce transfert se fait à l’aide d’une interface informatique sécurisée.
Nous devons également transférer au FSE certaines données dans le cadre du contrôle de l’obligation pédagogique.
➢ GESTION PEDAGOGIQUE ET MISSIONS DE LA FORMATION : la gestion pédagogique nous amène à devoir gérer en interne des informations (études, formations), voire communiquer certaines des données personnelles à des tiers et par exemple les communiquer à des partenaires (Bruxelles Formation, Actiris, CPAS, chômage, …) en cas de changement. Il s’agit souvent des coordonnées de base, à savoir nom, prénom, adresse, ….
➢GESTION PSYCHO-SOCIAL : la gestion du suivie nous emmène en interne à récolter des données personnelles du stagiaire relatives à sa situation actuelle. À la demande du stagiaire et selon ses besoins (administratifs, logements, médicaux, familiaux, etc.), nous pourrons être amenés à transmettre des informations à certaines organismes avec lesquelles nous collaborons.
Nous utiliserons ainsi vos données pour vous contacter en lien avec la formation pour traiter avec vous les différents aspects de la vie administrative, pédagogique et sociale.
Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et strictement limité au bon suivi du stagiaire (exemple : voyage pédagogique, utilisation de la plateforme sécurisée (programme RPE et corail), lieu de stages, excursions, etc.)
Nous conservons en outre les données du stagiaire au terme de sa formation dans le cadre de notre archivage et des obligations envers nos pouvoirs publics.

Base légale de traitement des données personnelles

L’intérêt légitime poursuivi par notre établissement est bien entendu sa mission d’insertion socio-professionnelle.
La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondée sur le consentement effectué avant ce retrait).
Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.

Vos droits

Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet. Il s’agit des droits suivants, et ce dans les limites mentionnées dans la réglementation et en fonction des finalités justifiant le traitement :
• Droit d’information
• Droit d’accès aux données
• Droit de rectification des données
• Droit à la suppression des données
• Droit à la restriction des données
• Droit à la portabilité des données
• Droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.

Délai de conservation des données

Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que nous demandent les pouvoirs subsidiants. Les données personnelles et relatives à la formation du stagiaire sont conservées dans notre établissement conformément aux dispositions légales, du FSE et de la Commission Européenne pendant une période de 10 ans minimum.

Sécurité

Notre asbl prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données Personnelles que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.
Lorsque notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles.

Modification à ces règles

Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées via notre site internet.

Le délégué à la protection des données et Autorité de protection des données

Si vous désirez faire valoir l’un des droits exposés ci-dessus, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données du Foret asbl (ci-après « DPD ») qui peut être contacté via : (contact@foret-asbl.be)
S’agissant de données à caractère personnel, et donc confidentielles, votre demande doit être accompagnée d’une preuve de votre identité, notamment par la production de votre carte d’identité.
L’asbl FORET s’engage à répondre à toute demande dans un délai raisonnable, et en tout état de cause, dans un délai maximum d’1 mois à compter de la réception de votre demande.
En fonction de la complexité de la demande, et conformément au RGPD, le délai de réponse peut être porté à 3 mois.
En cas de désaccord ou absence de réponse, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) dont les coordonnées complètes sont disponibles sur : www.autoriteprotectiondonnees.be/